Easy Einstieg in agiles Arbeiten – Agile Toolbox Teil zwei: das Daily Standup Meeting

Wie geht agiles Arbeiten? Die Scrums und Kanbans dieser Welt versuchen uns das zu erklären, indem sie die wenig greifbaren Werte und Prinzipien agilen Arbeitens in ein Rahmenwerk verpacken, nach dem du und dein Team dann handeln sollt. Was aber, wenn dieser Rahmen zu groß ist für dein Arbeitsumfeld, wenn politische oder kulturelle Hürden der Implementierung im Wege stehen?

In der Reihe „Easy Einstieg in agiles Arbeiten“ lernst du Tools aus dem Werkzeugkoffer agiler Arbeit kennen, die so einfach und verständlich sind, dass du sie schon morgen einsetzen solltest!

Nachdem ich bereits das Taskboard vorgestellt habe, folgt nun im zweiten Teil das Daily Standup Meeting, je nach Methode und Einsatz auch Daily Scrum Meeting, Standup oder schlicht Daily genannt. Unabhängig von der Benennung ist das Daily Standup Meeting im Kern eine tägliche Möglichkeit mit dem gesamten Team zu kommunizieren. Zielgerichtet durch ein straffes Timing und wertschöpfend durch gezielte Fragen.

Auch für das Daily Standup Meeting gelten zwei Grundvoraussetzungen:

1. Verantwortlichkeit: Ein Teammitglied ist für die Einführung der agilen Tools zuständig, pflegt Kalendereinträge und ist Ansprechpartner für alle auftretenden Fragen.
2. Teamgröße zwischen drei und neun: In der agilen Methode Scrum wird eine Teamgröße von drei bis neun Mitgliedern empfohlen – das möchte ich unterstreichen und ergänzen: Je kleiner, desto besser. Weniger Diskussionen, weniger Abstimmungen, mehr Redeanteil pro Person.

Sind diese beiden Punkte erfüllt, kann es losgehen.

‍

Quickstart

‍
Bestimme mit deinem Team als erstes, zu welcher Uhrzeit und an welcher Stelle das Daily Standup Meeting stattfinden soll. Habet ihr ein Taskboard? Dann findet das Daily Standup Meeting dort statt. Sind um 9 Uhr alle im Büro? Perfekt! Dann triff dich mit deinem Team morgen früh um 9 Uhr am Taskboard und beantwortet reihum die folgenden drei Fragen:

Was habe ich gestern geschafft? Was schaffe ich heute? Was behindert mich bei meiner Arbeit?

Dafür habt ihr maximal 15 Minuten Zeit und solltet die ganze Zeit stehen, um nicht in Versuchung zu kommen, sich in ausschweifende Diskussionen zu verplappern. Wird ein Thema angeschnitten, dass im Detail besprochen werden muss, dann treffen sich die betreffenden Kollegen nach dem Daily.

‍

Die wichtigste Regel: Das Daily Standup Meeting findet an jedem Arbeitstag statt und alle Teammitglieder nehmen teil.

‍

‍

Vorteile

• Zeitersparnis: Dieser Vorteil ist nicht auf den ersten Blick erkennbar und oft erfahre ich Ablehnung: „Ich kann mir doch keine halbe Stunde pro Tag Zeit nehmen um meinen beiden Teams beim Daily zuzuhören“. Doch! Denn du musst den Rest des Tages nicht mehr von Büro zu Büro laufen und dich mit den Teammitgliedern einzeln austauschen. Du bekommst am Anfang des Tages einen Überblick über gestern, heute und die Probleme, die das Team behindern.
• Abbau von Wissensinseln: Durch den täglichen Austausch weißt du spätestens nach zwei Wochen, woran deine Kollegen arbeiten und umgekehrt. Peu á peu wird so das Wissen auf das gesamte Team verteilt und jeder kann potentiell alles erledigen.
• Teambuilding: Alle Teammitglieder lernen sich durch den täglichen Austausch besser kennen und rücken zusammen. Das Gefühl, nicht als Individuum, sondern als Team zu arbeiten, nimmt deutlich zu – gerade in Projektumfeldern, in denen bisher noch nicht agil gearbeitet wurde.

‍

Pro-Tipps

• Experimente: Nach einiger Zeit muss man sich nicht mehr strikt an die drei Fragen halten. Ihr könnt euch neue Fragen überlegen, die drei Fragen ergänzen oder frei reden. Experimentiert und probiert Neues aus, so oft ihr wollt. Denn schon morgen ist wieder ein Daily Standup Meeting, bei dem ihr wieder alles anders machen können.
• Daily Planning: Dieser Tipp ist vor allem für Branchen und Einsätze sinnvoll, in denen der Planungshorizont kurz ist und eine wochen- oder monatsweise Vorausplanung nicht möglich ist. Nimm dir jeden Tag einige Minuten Zeit, um vor dem Daily die 10 wichtigsten Aufgaben für den Tag auf die To-do-Spalte eures Taskboards zu kleben. Stelle die Aufgaben dann beim Daily dem Team vor. Deine Kollegen ziehen sich dann im Laufe des Tages immer das oberste Post-it und bearbeiten dieses. Am kommenden Tag priorisierst du erneut und es hängen wieder die 10 wichtigsten Aufgaben in der Todo-Spalte. Das klappt nicht nur, wenn du Team- oder Projektleiter bist. In hierarchisch flach aufgestellten Teams könnt ihr die Planung auch im Team vornehmen.

‍

Glückwunsch, du kannst jetzt mit dem Daily starten. Und ganz nebenbei hast du ein weiteres wichtiges Tool aus der agilen Arbeitswelt kennengelernt – die Timebox: Eine zeitliche Begrenzung von Meetings, die vorab allen Teilnehmern bewusst ist. Im Fall des Daily Standup Meetings beträgt die Timebox 15 Minuten. Sie hilft allen dabei, sich auf den Zweck des Meetings zu konzentrieren und nicht vom Thema abzuschweifen. Versuch doch mal, für deine kommenden Meetings Timeboxes zu bestimmen und zu kommunizieren. DU wirst schnell bemerken, dass Meetings zielgerichteter und und effizienter werden. Und vergiss nicht, deine Erfahrungen mit der Timebox mit den Kollegen zu teilen – gleich morgen früh im Daily Standup Meeting.

Zum ersten Teil der Artikelreihe: Das Taskboard

Zum dritten Teil der Artikelreihe: Die Retrospektive

Zum vierten Teil der Artikelreihe: Planning Poker

‍