Easy Einstieg in agiles Arbeiten – Agile Toolbox Teil eins: das Taskboard
In der Reihe „Easy Einstieg in agiles Arbeiten“ lernst du Tools aus dem Werkzeugkoffer agiler Arbeit kennen, die so einfach und verständlich sind, dass du sie schon morgen einsetzen solltest!
Wie geht agiles Arbeiten? Die Scrums und Kanbans dieser Welt versuchen uns das zu erklären, indem sie die wenig greifbaren Werte und Prinzipien agilen Arbeitens in ein Rahmenwerk verpacken, nach dem du und dein Team dann handeln sollt. Was aber, wenn dieser Rahmen zu groß ist für dein Arbeitsumfeld, wenn politische oder kulturelle Hürden der Implementierung im Wege stehen?
In der Reihe „Easy Einstieg in agiles Arbeiten“ lernst du Tools aus dem Werkzeugkoffer agiler Arbeit kennen, die so einfach und verständlich sind, dass du sie schon morgen einsetzen solltest!
Im ersten Teil der Reihe stelle ich dir das Taskboard vor. Es nimmt einen zentralen Platz in einigen agilen Methoden ein und wird auch als Scrum-Board oder Kanban-Board bezeichnet – je nach genutztem Modell. Das Grundprinzip bleibt dabei dasselbe, unabhängig vom Namen. Der Charme des Taskboards liegt in dessen Einfachheit. Es ist leicht zu verstehen, unkompliziert in der Handhabung, und Einstiegshürden gibt es praktisch keine. Ein perfekter Opener also für diese Reihe.
Bevor es losgeht, lass mich zwei Grundvoraussetzungen ansprechen, die erfüllt sein sollten, um agile Tools mit dauerhaftem Erfolg zu implementieren.
Verantwortlichkeit: Ein Teammitglied ist für die Einführung der agilen Tools zuständig, pflegt Kalendereinträge und ist Ansprechpartner für alle auftretenden Fragen.
Teamgröße zwischen drei und neun: In der agilen Methode Scrum wird eine Teamgröße von drei bis neun Mitgliedern empfohlen – das möchte ich unterstreichen und ergänzen: Je kleiner, desto besser. Weniger Diskussionen, weniger Abstimmungen, mehr Redeanteil pro Person.
Sind diese beiden Punkte erfüllt, kann es losgehen.
Quickstart
Um ein Taskboard zu installieren, such dir eine freie Wand und teilen diese zum Beispiel mit Klebeband in eine Tabelle ein. Die Tabelle sollte aus mindestens drei Spalten bestehen, die du „To-do“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ nennst.
Schreibe nun alle Aufgaben, an denen dein Team gerade arbeitet auf Klebezettel und klebe diese in die entsprechende Spalte. Ein kleines Beispiel: dein Kollege feilt gerade am Monatsreport für den Lieblingskunden? Dann kleben den Zettel „Monatsreport für Griesgram GmbH“ in die Spalte „In Arbeit“.
Alle derzeitigen Aufgaben sind aufgeschrieben und kleben an der Wand? Dann kkannst du als Nächstes die bevorstehenden To-dos planen und in die entsprechende Spalte hängen. Sobald ein Kollege nichts mehr zu tun hat, zieht er sich das wichtigste (= oberste) Post-it. Et voilà: Schon arbeitet ihr nach dem „Pull“-Prinzip – keiner bekommt mehr Arbeit zugewiesen, sondern die Teammitglieder „ziehen“ sich selbstständig ihr nächstes Arbeitspaket und sind so einen Schritt in Richtung selbst organisiertes Team gegangen.
Die Spalten im Taskboard Board spiegeln den Workflow wieder. Neben den drei Standard-Spalten gibt es hier noch einen "Warten" und "Testing"- Bereich.
Vorteile
Visualisierung: Die Teammitglieder (und Stakeholder) sehen jederzeit, wie viel und welche Arbeit im System ist – und das ist gut. Es geht im agilen Kontext nie um Kontrolle, sondern um Transparenz und damit die Möglichkeit zu Kollaboration und gegenseitiger Unterstützung. Auch Engpässe und Probleme werden so sichtbar, etwa wenn ein Aufgabenpaket stagniert oder jemand gerade zu viele Dinge gleichzeitig bearbeitet.
Commitment: Sobald ein Klebezettel von „To-do“ nach „In Arbeit“ wandert, gilt die stille Übereinkunft, dass die Aufgabe auch abgeschlossen wird – es gibt keinen Weg zurück auf „To-do“. Du wirst schnell merken, dass durch dieses Commitment ein Flow entsteht und sich die Durchflussrate der Arbeitspakete signifikant steigert.
Flexibilität: Das Taskboard kann (und soll) verändert werden. Die drei Spalten „To-do“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ stellen lediglich die grundlegende Konfiguration dar. Indem du deinen gesamten Prozess abbildest und das Taskboard um die Spalten „In Review“, „In Testing“ oder „Warten auf Feedback“ ergänzt, bildest du euren individuellen Workflow ab. Oder experimentiere mit neuen Spalten. Du kannst beispielsweise auch eine „Fast Lane“ hinzufügen, um wichtigen Aufgaben ad hoc gerecht zu werden. Das Taskboard und dein Team wachsen an den Veränderungen und Experimenten, die du vornimmst.
Bewegung: Sobald eine Aufgabe den Status wechselt, wird das Post-it umgeklebt. Du stehst also auf, gehst zum Taskboard und wieder zurück. Das bringt den Kreislauf in Schwung und hat den gleichen Impact wie eine kurze Pause.
Pro-Tipps
Timing: Nutze das Taskboard, um dein Projekt zeitlich zu strukturieren. Du kannst zum Beispiel auf wöchentlicher Basis die Arbeitspakete in der „Weekly To-do“-Spalte priorisieren. Du vermittelst deinem Team damit Sicherheit und ein Verständnis in Bezug auf die Arbeit für den kommenden Zeithorizont.
Backlog: Die To-do-Spalte wird sich sehr schnell füllen. Fügen noch eine Spalte links davon hinzu, das sogenannte Backlog. Hier werden alle Aufgaben gesammelt, die für das Projekt anfallen. Sobald diese konkret werden, klebe die entsprechenden Post-its in die To-do-Spalte.
In allen vier Ecken …: Überlegen, welche Informationen auf jeden deiner Klebezettel gehört, und bestimme dafür eine Ecke. So können also vier wichtige Infos auf jedem Klebezettel platziert werden. Wie wäre es zum Beispiel mit dem Namenskürzel des Bearbeiters rechts oben und der Wichtigkeit der Aufgabe links oben? Auf ein Post-it passen mehr Informationen, als die knapp 58 Quadratzentimeter vermuten lassen!
Limitiere das System: Eine Grundlage des Modells Kanban ist der „Flow“, also der gleichmäßige und vorhersehbare Strom an erledigter Arbeit. Dieser Strom kann nur fließen, wenn Arbeitspakete auch abgeschlossen werden. Wenn du die maximale Anzahl an Post-its auf dem Kanban-Board limitierst, zwingst du dich und dein Team, Aufgaben fertigzustellen, bevor ihr neue beginnt. Das ist euer Work-in-Progress-Limit (WIP-Limit). Es bedarf einiger Experimente und Anpassungen, bis du das passende WIP-Limit für dein Taskboard gefunden hast. Ein Tipp aus der Praxis: Je kleiner das WIP-Limit, desto besser.
Digitalisieren: Solltest du in einem dezentralen Team arbeiten, musst du dein Taskboard wohl oder übel digitalisieren. Tools, die ein Taskboard darstellen können, gibt es wie Sand am Meer. Ich empfehle, mit „Trello“ zu starten. Trello ist selbsterklärend, online und kostenlos.
Abschließend möchte ich dir noch einen letzten wichtigen Tipp geben: Lassen dich inspirieren! Google einfach nach „Taskboard“ oder „Kanban-Board“ . Schnell wirst du neue Ideen und Inspiration finden. Dein Taskboard wartet nur darauf, verbessert zu werden – am besten gleich morgen früh.
