Easy Einstieg in agiles Arbeiten – Agile Toolbox Teil vier: Planning Poker

Wie geht agiles Arbeiten? Die Scrums und Kanbans dieser Welt versuchen uns das zu erklären, indem sie die wenig greifbaren Werte und Prinzipien agilen Arbeitens in ein Rahmenwerk verpacken, nach dem du und dein Team dann handeln sollt. Was aber, wenn dieser Rahmen zu groß ist für dein Arbeitsumfeld, wenn politische oder kulturelle Hürden der Implementierung im Wege stehen?

In der Reihe „Easy Einstieg in agiles Arbeiten“ lernst du Tools aus dem Werkzeugkoffer agiler Arbeit kennen, die so einfach und verständlich sind, dass du sie schon morgen einsetzen solltest!

In Teil eins bis drei der Reihe „Easy Einstieg in agiles Arbeiten“ wurden das Taskboard, das Daily Standup Meeting und die Retrospektive vorgestellt. Zu Recht, denn diese Tools lassen sich ohne großen Aufwand und Widerstand adaptieren. Im vierten Teil der Reihe stelle ich dir ein Werkzeug vor, das im Stande ist, sowohl die Teamkommunikation, als auch die Planung erheblich zu verbessern. Die einen nennen es Scrum- oder Agile Poker, die anderen Estimation Game, am geläufigsten ist jedoch die Bezeichnung Planning Poker.

Die Funktionsweise von Planning Poker ist leicht erklärt: Jedes Teammitglied bekommt ein Deck Planning Poker Karten. Ziel ist es, gemeinsam den Aufwand bzw. die Komplexität eines Arbeitspaketes zu schätzen. Auf den Kartendecks sind Zahlen von 0 bis 100 abgebildet, die dem Aufwand entsprechen. Die 0 steht demnach für keinen Arbeitsaufwand, die 100 dagegen für eine sehr große Aufgabe.

Wie für alle Tools der Reihe „Easy Einstieg in agiles Arbeiten“ gelten dabei wieder die beiden folgenden Voraussetzungen:

1. Verantwortlichkeit: Ein Teammitglied ist für die Einführung von Planning Poker zuständig und ist Ansprechpartner für alle auftretenden Fragen.
2. Teamgröße zwischen drei und neun: In der agilen Methode Scrum wird eine Teamgröße von drei bis neun Mitgliedern empfohlen – das möchte ich unterstreichen und ergänzen: Je kleiner, desto besser. Weniger Diskussionen, weniger Abstimmungen, mehr Redeanteil pro Person.

Sind diese beiden Punkte erfüllt, kann es losgehen.

Planning Poker Quickstart:

Zu Beginn muss jedes Teammitglied ein Deck Planning Poker Karten haben. Planning Poker Karten von HelloAgile bekommst du hier, es gibt alternativ auch einige andere Anbieter von Planning Poker Karten. Der Projektleiter oder „Aufgabensteller“ stellt kurz die zu erledigende Aufgabe vor und beantwortet auftretende Fragen. Im Anschluss daran hat jeder im Team einen Moment Zeit, um sich für die Karte mit dem Zahlenwert zu entscheiden, der seiner Meinung nach der Größe der Aufgabe entspricht. Die Zahlen auf den Karten stehen für Storypoints bzw. Aufwandspunkte. Kleiner Aufwand = niedrige Anzahl an Storypoints, großer Aufwand = große Anzahl an Storypoints.

Haben sich alle im Team für eine Zahl entschieden, decken sie gemeinsam den gewählten Wert auf. Nun vergleichen alle Teammitglieder den Schätzwert und schnell wird klar, ob sie ein einheitliches Verständnis der Aufgabe haben, oder die Schätzungen voneinander abweichen. Liegen die Werte der Planning Poker Karten zu weit auseinander, erläutern die Teammitglieder mit den niedrigsten und den höchsten Storypoints ihre Entscheidung. Im Anschluss daran kann jeder seine Schätzung überdenken und erneut Pokern. Nach spätestens drei Runden sollte ein gemeinsames Ergebnis gefunden sein. Andernfalls sollte die Aufgabe konkretisiert, umformuliert oder zerteilt werden. Wenn Sie mit Planning Poker starten, werden die Abweichungen zunächst größer sein. Nach einer Weile stellt sich ein gemeinsames Verständnis für die Größe der Storypoints ein, also ein innerer Umrechnungsfaktor zwischen Arbeit und Storypoints.

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Vorteile von Planning Poker:

• Teamkommunikation: Durch den Einsatz von Planning Poker kommt dein Team regelmäßig zusammen und plant spielerisch zukünftige Aufgaben. Jedes Teammitglied wird im Laufe der Zeit seine Schätzungen erläutern und das Verständnis für die Herangehensweise an Aufgaben jedes Einzelnen wird klar.
• Planung: Der Projektleiter, Teamlead oder Product Owner hat nach kurzer Zeit ein Verständnis darüber, wieviele Storypoints das Team pro Woche/ Monat/ Arbeitszyklus bewältigen kann. Das erhöht die Planbarkeit und damit die Vorhersagegenauigkeit für künftige Arbeitspakete und Projekte enorm.
• Gemeinsames Verständnis: Im agilen Umfeld werden Aufgaben oft mit dem Taskboard in Form von Post-its visualisiert und verwaltet. Jedes Post-it steht dabei für eine Aufgabe und ist mit einem Satz beschrieben. Dieser Satz kann natürlich niemals ein Arbeitspaket zur Genüge erklären. Mit Planning Poker wird über jedes einzelne Aufgabenpaket gesprochen. Genau so lange, bis ein gemeinsames Verständnis besteht. Passt ein Teammitglied nicht auf, fällt das spätestens dann auf, wenn er eine Karte zieht, die aus der Reihe tanzt.

Planning Poker Pro-Tipps:

• Hilfe bei der Priorisierung: Der Projektleiter oder Product Owner sieht anhand der Storypoints, wieviel Aufwand in einer Aufgabe steckt und kann entsprechend dem Aufwand/ Nutzen-Verhältnis priorisieren. Hierzu kann er noch eine zweite Einheit hinzuziehen, die den Wert für das Team/ Unternehmen wiederspiegelt – den Storydollar. Eine erdachte Größe, die ganz nüchtern darüber Aufschluss gibt, wieviel Wert in einem Storypoint steckt. Ein Beispiel: Aufgaben A und B haben jeweils 5 Storypoints. Aufgabe A einen Storydollarwert von 40, Aufgabe B einen Wert von 60. In diesem Fall sollte der Projektleiter/ Product Owner für Aufgabe B priorisieren, da dies mehr Wert pro Storypoint generiert.
• Planning Poker ab Tag 1: Ein neues Teammitglied pokert ab dem ersten Tag. Dadurch erhält er schnell Einblick in die Arbeitsweise des Teams und Herangehensweise des einzelnen – auch wenn der Neue am Anfang sehr oft mit seiner Schätzung daneben liegen wird.
• Storypoints als KPI? Don't!: In großen Konzernen und hierarchisch geprägten Unternehmen kann es vorkommen, dass findige Manager:innen die Teamperformance in Storypoints als KPI hernehmen. Storypoints und Planning Poker ist dafür in keinem Fall geeignet. Die Staffelung der Karten von 0 bis 100 zeigt sehr deutlich, dass Storypoints abstrakte Werte sind. Daher sollten Storypoints auch nicht in Zeit umgerechnet werden.

Planning Pokerunterstützt agiles Arbeiten und ein agiles Mindset. Die Arbeit im Team wird transparenter, die Planning Poker Sessions Meetings, auf die man sich freut. Idealerweise kombiniert man Planning Poker mit dem Daily Standup Meeting und dem Taskboard. Zusammen harmonieren die Tools und mit der Einführung von Planning Poker sind praktisch keine Anpassungen mehr notwendig. Du brauchst nur noch Planning Poker Karten. Alle Heimwerker:innen finden die Druckvorlage der Planning Poker Karten von HelloAgile hier. Eine ausführliche Anleitung und mehr Infos zu Planning Poker findest du auf helloagile.de/planningpoker.

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Zum ersten Teil der Artikelreihe: Das Taskboard‍

Zum zweiten Teil der Artikelreihe: Das Daily Standup Meeting‍

Zum dritten Teil der Artikelreihe: Die Retrospektive