Ein paar Worte über Produktivität & Selbstmanagment

Meine Kollegin Swantje Allmers ist ein totaler Crack im Selbstmanagement. Sie sagt: „Das Ziel von Selbstmanagement ist, dass man gute Entscheidungen trifft, wie man seine Zeit investiert und seine Ziele und Prioritäten im Blick behält und darauf zuarbeitet.“ Das gelingt ihr scheinbar besser als Anderen: Inzwischen ist Swantje Mitbegründerin und CEO bei New Work Masterskills, einem Weiterbildungsprogramm für Führungskräfte sowie Co Autorin des Buchs „On the way to New Work“.

In meiner jüngsten Podcast Folge von „Unboxing New Work“ habe ich mit Swantje gesprochen und dabei erfahren, warum Meetings selten zielführend sind und was man stattdessen machen kann. Swantje verrät euch im Podcast außerdem ihre besten Hacks, um sich selbst zu organisieren und die eigene Produktivität effektiv zu steigern.

Meeting-Kultur abschaffen, Produktivität steigern

Wer kennt das Meeting Tetris nicht? Trudeln neue Meeting Einladungen ein, bemühst du dich verzweifelt, die noch freien Löcher in deinem Kalender passend zu befüllen. Das gilt auch für viele Führungspersonen, welche die Meeting Kultur bisweilen nutzen, um sich beschäftigt zu fühlen. „Der Grund warum so viele Menschen den ganzen Tag in Meetings sitzen, liegt darin, dass bisher kein alternativer Weg definiert wurde, um Informationen zu vermitteln“, erklärt mir Swantje: „Das hat viel mit der Unternehmenskultur zu tun.“

In unserem Gespräch wird mir klar: Meetings sind oft eine andere Form von Prokrastination. „Viele Leute stellen Meetings aus Reflex heraus ein: Hauptsache, man tut etwas. Doch nur wenige fragen: Ist das auch der effizienteste Weg?“ Stattdessen sollten wir uns im Vorfeld von Meetings lieber fragen: Was ist der nächste Schritt, der mich jetzt weiterbringt? Daraus erstellt man sich selbst eine Aufgabe. So kämen wir im Office viel schneller voran.

Viel wäre außerdem getan, wenn wir uns gezielt auf Meetings vorbereiten würden, oder sie sogar in Workshops umwandeln – mit dem Ziel, etwas effektiv zu erarbeiten.

Die besten Hacks für mehr Effizienz beim Arbeiten: Blocker & Co.

Dazu ist es nötig, dass wir uns für gewisse Aufgaben etwas mehr Zeit blocken. Swantje blockt sich beispielsweise fast die Hälfte ihrer Arbeitszeit im Vorfeld im Kalender weg. Auch einen Meeting-freien Tag hat sie bei sich eingeführt und ihr Telefon steht grundsätzlich auf lautlos. Was mich betrifft: Ich schwöre auf regelmäßige Concept Days und gehe gezielt ins Co Working, wenn ich eine Aufgabe konzentriert umsetzen will.

Swantje verrät mir noch einen weiteren Produktivitäts Hack: „Ich organisiere Meetings im Block: Dazu führe ich zum Beispiel drei oder vier Gespräche direkt nacheinander mit nur einer Viertelstunde Pause dazwischen.“ Swantje hilft diese Konsolidierung ihrer Termine, da sie so die übrige Zeit effektiver und konzentrierter nutzen kann.‍

To-Do‘s planen, priorisieren – und an einem Ort konsolidieren‍

Überhaupt: Konsolidierung ist das Schlüsselwort beim Umgang mit Aufgaben und Informationen. „Wir brauchen im Wesentlichen gute Gewohnheiten und Routinen, damit wir bei all dem, was auf tausend Kanälen täglich reinkommt, den Überblick behalten“, findet Swantje. Sie schickt sich jedes To Do immer selbst als E-Mail und rät jedem dazu, sowohl digitale als auch physische Notizen ausschließlich an einem einzigen Ort aufzubewahren.

In den Kernsammel-Orten selbst arbeiten sollte man dagegen lieber nicht. Sie dienen primär der Planung und Priorisierung: „Fünf bis zehn Minuten einmal pro Tag genügen bereits, um einen zwei- bis dreifachen Produktivitätsunterschied zu bewirken“, erzählt Swantje aus eigener Erfahrung. Welches Tool man am Ende dafür benutzt, sei unerheblich.

Das kann ich nur bestätigen. Ich selbst konsolidiere meine To Do Listen und Gedanken aus meiner Notizen-App in ZenKit. Wer Konsolidierung konsequent betreibt, entwickelt über die Zeit viel Selbstdisziplin und wird zum Meister der Selbstorganisation. Kurzum: die so an einem Ort konsolidierten und organisierten Aufgaben werden zum „ausgelagerten Gehirn“.

Sich selbst zu führen ist die Grundlage, um Andere erfolgreich zu führen

Vielleich fragst du dich jetzt, wofür das gut sein soll. Tatsächlich ist ein effizientes Selbstmanagement eine optimale Voraussetzung, um andere Individuen und schließlich auch Teams in ihren Prozessen zu sehen, zu verstehen und zu führen. Führungskräfte profitieren daher erheblich davon, wenn sie lernen, sich selbst ausreichend zu managen.

Produktivitätsstrategien und Selbstmanagement können natürlich auch jeden Einzelnen von uns darin unterstützen, dass wir unseren persönlichen Zielen und Träumen näherkommen. Swantjes Weg führte z.B. von der verhassten Ausbildung in der Sparkasse über ein passioniertes BWL Studium in die Start Up und Konzern Welt. Heute ist sie selbstständige Beraterin für Start Ups, schreibt deren Finanzpläne und hilft bei der Organisationsentwicklung. Und das macht sie überaus glücklich!

„Für manche ist Arbeit ein Weg, um Geld zu verdienen – und nicht zur Erfüllung“

Ihr persönliches Fazit nach der Arbeit im Großkonzern: „Mehr Geld und geregelte Arbeitszeiten sind für mich nicht die maßgeblichen Dinge, die mich am Ende glücklich machen. Das ist Schmerzensgeld für Menschen, die sich lieber selbstverwirklichen wollen, die ihre Freiheit lieben, die mitbestimmen wollen und für die Arbeit mehr ist als Arbeit“, sagt sie mit Nachdruck.

Für uns Anlass genug, im Podcast erst einmal zu diskutieren, ob die Erfüllung bei der Arbeit für jeden gleich ist – oder ob es Menschen gibt, für die Arbeit „einfach nur Arbeit“ ist. Wie die Diskussion ausgegangen ist? Das darfst du jetzt herausfinden

Erfahre mehr über unsere Vision des neuen Arbeitens, effektives Selbstmanagement, Produktivität und Leadership und höre jetzt in die neue Folge von meinem Podcast „Unboxing New Work“.

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