Agiles Projektmanagement mit Scrum außerhalb der IT – eine Praxisanleitung

Konkrete Möglichkeiten, um Scrum als agiles Tool branchenunabhängig einzusetzen.



Fragt man IT-Entwickler, ob sie schon einmal mit agilem Projektmanagement in Form von Scrum in Berührung kamen, werden sie das in den meisten Fällen mit ja beantworten. Denn Scrum ist als Rahmen- und Regelwerk für die Softwareentwicklung schon seit Anfang der 2000er im Einsatz - und das mit großem Erfolg. Wen wundert es also, dass das agile Framework Scrum mittlerweile auch branchenübergreifend zum Einsatz kommt? Ist Scrum nur ein Hype oder macht es wirklich Sinn und kann in allen Branchen zum Einsatz kommen?


Scrum wurde von Jeff Sutherland und Ken Schwaber erfunden und seit dem ständig weiterentwickelt. Beide sind Softwareentwickler, Unterzeichner des agilen Manifestes (die Grundlage für agiles Arbeiten) und Gründer je einer der beiden weltweit führenden Scrum-Organisationen, Scrum.org und Scrum Alliance. Und die beiden beschäftigen sich seit kurzem mit der Frage, ob und wie Scrum außerhalb der IT angewendet werden kann. Ich hatte kürzlich in meiner Inbox zwei E-Mails mit dieser Frage. Eine von Scrum.org und eine von der Scrum Alliance. Selbst die Scrum-Väter sind also daran interessiert, Scrum eine noch größere Bühne zu geben und das Framework branchenunabhängig zu machen.



Branchenunabhängiges Arbeiten mit Scrum - sinnvoll ja, aber nur mit Anpassungen


Im Scrum Guide, dem gültigen Scrum Leitfaden, heißt es wörtlich: „Jede Komponente innerhalb des Rahmenwerks dient einem bestimmten Zweck und ist unentbehrlich für den Einsatz von Scrum und dessen Erfolg.“ Womit sich Scrum faktisch als branchenübergreifendes Framework disqualifiziert. Denn alle Elemente von Scrum sind so miteinander vernetzt und aufeinander abgestimmt, dass es wie gemacht ist für den Einsatz in der IT- und nur da.

Um den echten, branchenunabhängigen Einsatz zu gewährleisten, müssen Scrum Elemente verändert und Scrum Regeln angepasst werden.

Wir müssen uns also ein Stück weit vom Scrum Guide distanzieren (Scrum Hardliner mögen mir verzeihen). Um den echten, branchenunabhängigen Einsatz zu gewährleisten, müssen Elemente verändert und Regeln angepasst werden. Das kleinste, gemeinsame Vielfache aller denkbaren Einsatzszenarien bildet dabei die Grundlage für ein Scrum Framework außerhalb der IT.

Die folgenden Elemente eignen sich für einen branchenübergreifenden Einsatz, wenn auch in angepasster Form:



Die Scrum Rollen außerhalb der IT-Entwicklung


Das Konzept der Scrum Rollen und die Teamstruktur sind grundsätzlich für andere Szenarien adaptierbar. Dafür sollten die Bezeichnungen der Rollen im Team allerdings angepasst werden: Der Scrum Master wird zum Agile Coach, was ihn weniger einschränkt und die Funktion als Prozesstrainer und Ansprechpartner rund um agiles Arbeiten hervorhebt.


Eine passendere Bezeichnung für den Product Owner ist in den meisten Fällen der Project Owner, da wir uns mit agiler Arbeit immer im Projektumfeld bewegen. Das Entwicklerteam als dritte Rolle in Scrum sollte einfach auf „Team“ hören, was ihren Zweck als ausführende Kräfte aus der IT-Ecke holt.


Die Teamgröße in Scrum-Teams ist zwischen 3 und 9 Mitgliedern und es gibt keine Hierarchien. Diese Teameigenschaften sollten unbedingt beibehalten werden. Um die Usability von Scrum außerhalb der IT zu verbessern, ist die Mehrfachbesetzung von Rollen ausdrücklich erlaubt. Der Agile Coach kann also zum Beispiel gleichzeitig auch Projektmitarbeiter sein.



Die Scrum Artefakte außerhalb der IT-Entwicklung


Das Backlog ist eine agile Form des klassischen Projektplans. Eine sich verändernde, geordnete Liste von Aufgaben, wobei die Aufgaben weiter ausformuliert und konkretisiert werden, je wichtiger sie werden. Das Prinzip des Backlogs als große, teamweite To Do Liste sollte auch außerhalb der IT eingesetzt werden. Das Backlog fördert ein agiles Mindset und agiles Arbeiten. Es sollte zwar in keinem Fall den Projektplan ersetzen, kann ihn aber sinnvoll ergänzen.



Die Scrum Events außerhalb der IT-Entwicklung


Der Scrum Sprint 

Der Sprint wird als Container aller Scrum Events bezeichnet und ist ein Arbeitszyklus, der 2-4 Wochen dauert. Voraussetzung für den Sprint ist allerdings eine Vorhersagegenauigkeit von den 2-4 Wochen, die in vielen Branchen nicht gegeben ist. Für einen branchenunabhängigen Einsatz ist es also notwendig, die zeitliche Einschränkung aufzuheben ­– doch dazu gleich mehr.


Scrum Planning

Am Anfang eines jeden Sprints steht das Planning. Geplant wird, welche und wie viele Aufgaben aus dem Backlog im Sprint bearbeitet werden. Ein Planungsmeeting ist auch außerhalb der IT zwingend notwendig, alleine schon um zukünftige Arbeitspakete vorzustellen und zu priorisieren.


Das Daily Scrum Meeting

Das tägliche Statusmeeting ist sehr einfach einzuführen und ausgesprochen effektiv. Das Team trifft sich jeden Tag zur selben Uhrzeit am selben Ort, um sich gegenseitig auf den aktuellen Stand der Dinge zu bringen. Es ist unabhängig der Branche in jedem Szenario einsetzbar, selbst in dezentralen Teams per Videochat. Wichtig ist das Einhalten der Timebox von 15min, die das Daily maximal dauert.


Die Scrum Retrospektive

Im Scrum Framework wird schon während dem Projektverlauf ein Timeslot eingeräumt, in dem sich das Scrum Team von der operativen Arbeit löst, um gemeinsam den Prozess und die gemeinsame Arbeit zu hinterfragen und sich zu verbessern. Die Retrospektive ist universell einsetzbar und Sinnvoll, selbst in Umfeldern außerhalb agiler Arbeit.



Scrum außerhalb der IT: Ein Praxisbeispiel


Mit neu angeordneten Elementen und leicht verändert, kann ein Scrum-Prozess so aussehen: Das Team trifft sich um 9 Uhr zum Daily Meeting. Nachdem jeder im Team ein kurzes Statusupdate gegeben hat, stellt der Project Owner die Aufgaben vor, die heute die wichtigsten sind. Gleichzeitig werden offene Fragen beantwortet, so dass die Aufgaben allen im Team klar sind. Der Agile Coach achtet dabei darauf, dass die Timebox von maximal 15 Minuten eingehalten wird. Am nächsten Morgen vorm Daily Meeting sortiert der Project Owner die Aufgaben wieder nach ihrer Wichtigkeit, wobei auch nicht erledigte Aufgaben vom Vortag in seine Bewertung einfließen. Alle zwei Wochen trifft sich das Team außerdem zur Retrospektive, die vom Agile Coach moderiert wird. 


Fazit: Scrum außerhalb der IT-Entwicklung


Sicher wird es Branchen und Umfelder geben, für die agiles Projektmanagement mit Scrum selbst in angepasster Form keinen Sinn macht. Immer dann, wenn Command & Control der richtige Führungsstil ist, klappt agiles Arbeiten nur bedingt, da die Mitarbeiter weder Interesse an, noch Anspruch auf Autonomie und Verantwortung haben.

Finden Sie das Scrum, dass Sie wirklich nach vorne bringt.

Für alle Branchen, in denen auf Projektbasis gearbeitet wird, ist Scrum jedoch geeignet, wenn auch in abgewandelter Form. Dazu ist es notwendig, Scrum nicht als starres Framework zu betrachten, sondern vielmehr als Werkzeugkiste voller Tools, die agiles Arbeiten unterstützen und die Arbeit im Team erleichtert. Nicht nur in abgespeckter Variante ist Scrum ein sinnvoller Helfer. Mit Tools aus anderen agilen Methoden lässt sich Scrum sinnvoll erweitern und ein Modell auf die Beine stellen, das sehr detailliert auf die Bedürfnisse und das Umfeld Ihres Teams abgestimmt ist. Seien Sie mutig, experimentieren Sie und finden Sie das Scrum, dass Sie wirklich nach vorne bringt.


Als Einstieg in Scrum empfehle ich die Artikelreihe "Easy Einstieg in agiles Arbeiten", in der wir einzelne Scrum Tools vorstellen und einen Praxisleitfaden für die Einführung beschreiben.

Zum ersten Teil: Das Taskboard

Zum zweiten Teil: Das Daily Standup Meeting

Zum dritten Teil: Die Retrospektive

Zum vierten Teil: Planning Poker

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